Relacje biznesowe z Hiszpanami

PHIG.pl » Eksperci radzą » Relacje biznesowe z Hiszpanami
  • Publikacja 09 kwietnia 2015
  • Modyfikacja 2018-07-23 10:59:49

 

JAK PROWADZIĆ ROZMOWY BIZNESOWE Z HISZPANAMI

Już podczas pierwszych spotkań w gronie przedstawicieli naszych firm członkowskich zauważycie Państwo, jak istotne jest dla Hiszpanów nawiązanie dobrych relacji w biznesie i bezpośredni kontakt. Z kolei wśród Polaków powszechna jest opinia, że mentalność hiszpańska jest bardzo podobna do naszej, a do tego, że są to ludzie niezwykle radośni i pozytywnie do nas nastawieni. Wiele w tym prawdy, ale też takie postrzeganie przez nas Hiszpanów „usypia naszą czujność”. Różnice kulturowe i hiszpański temperament mogą często zaskoczyć, a ich niezrozumienie doprowadzić do niepotrzebnych pomyłek. Dlatego też przed kolejnym spotkaniem przy lampce wina na TARDE DE SABORES/WIECZORZE SMAKÓW, zanim przejdziemy do konkretnych rozmów handlowych, proponuję abyśmy przyjrzeli się pokrótce hiszpańskiej kulturze biznesowej.

 

HISZPANIE W BIZNESIE I NA CODZIEŃ

Wśród cech charakterologicznych i osobowościowych Hiszpanów należy zwrócić uwagę na temperament, życzliwość, towarzyskość, pogodę ducha, uprzejmość, lecz również na dumę i poczucie własnej wartości oraz idące za tym oczekiwanie na traktowanie z odpowiednim szacunkiem. Te wszystkie cechy spotykamy także w relacjach biznesowych.

 

Rozmowy negocjacyjne nie są utrzymywane w rygorystycznych ramach, często możemy spotkać się z przerwami na pogaduszki mało związane z tematem, dlatego spotkania często trwają dużo dłużej niż innych krajach europejskich. Typowe jest także przenoszenie rozmów biznesowych na teren mniej formalny: na przykład kontynuowanie ich w restauracji podczas kolacji, trwającej do późnych godzin nocnych.

 

Hiszpanie znani są też z dążenia do zawierania korzystnych dla nich umów, poprzez proponowanie dodatkowych klauzul. Przykładem mogą tu być klauzule warunkujące specyficzne zasady płatności, przy czym zdarza się że sami terminów płatności nie dotrzymują. Zwlekanie z realizacją przelewu poparte jest na ogół argumentami o standardach pracy ich księgowości (względnie chorobie, nieobecności pracownika odpowiedzialnego za dokonanie transakcji), bądź rzekomym błędzie z naszej strony (źle wystawiona faktura, zaginięcie przesyłki, etc.).

 

Dla Hiszpanów ważniejsi są ludzie i dobre stosunki między nimi, niż precyzyjnie ustalone harmonogramy, czy bycie punktualnym. Typowe hiszpańskie powiedzonko „mañana”(jutro) pokazuje zdystansowany stosunek do czasu, zgodnie z którym wszystko można odłożyć na jutro. Wolniejsze tempo życia i elastyczne ramy czasowe, mogą nastręczać problemów polskim przedsiębiorcom, chociaż mają również swoje dobre strony: odnosi się wrażenie, że Hiszpanie oszczędzają sobie na co dzień wiele stresu. Należy liczyć się z możliwością nastąpienia opóźnień w dotrzymywaniu wcześniej ustalonych dat. W przypadku umówionych spotkań, w biznesie akceptowalne są 5-20 minutowe opóźnienia. Naciskanie na punktualność może zostać odebrane jako nasz oschła, nieelastyczna postawa. Należy jednak podkreślić, że zwłaszcza wśród przedsiębiorców hiszpańskich poruszających się po rynkach międzynarodowych, spóźnianie się należy już do przeszłości. Z szacunku dla rozmówcy będą starali się zachować punktualność.

 

W tym miejscu warto zaznaczyć, że znacznie lepiej sprawdzają się kontakty które nawiążemy osobiście, niż te nawiązane za pośrednictwem mediów. Nadal silne znaczenie ma również forma rekomendacji. Możemy liczyć na to, że zadowolony hiszpański klient poleci nas swoim znajomym. 

 

Przerywanie naszej wypowiedzi przez Hiszpana nie powinno być traktowane jako niegrzeczność, gdyż z hiszpańskiego punktu widzenia świadczy o dużym zainteresowaniu rozmową. Kulturę iberyjską wyróżnia także bogata mowa ciała. Niektóre gesty mogą się wydawać wręcz szokującymi dla negocjatorów z innych krajów. Na przykład przy powitaniu między kobietą i mężczyzną (lub dwiema kobietami), znającymi się na płaszczyźnie zawodowej dopuszczalne są tzw. „dos besos” czyli cmoknięcia w oba policzki. Często funkcjonuje także gest zwany „palmada”. Jest to delikatne uderzenie otwartą dłonią po ramionach lub plecach, stosowane podczas powitań, zwykle między mężczyznami. Gest ten wyraża przyjacielską bliskość, ale przedsiębiorcom z innych kręgów kulturowych może się wydać naruszeniem przestrzeni ich osobistej. Należy jednak pamiętać, ze ekspresywna mowa ciała nie zawsze musi świadczyć o zaangażowaniu emocjonalnym rozmówców.

 

Odległość pomiędzy rozmówcami jest też zauważalnie mniejsza niż w innych krajach. Po pewnym czasie może się to stawać dla nas męczące. Podobnie męczący jest często dla przybyszów z zagranicy głośniejszy poziom prowadzenia rozmów i wyższy poziom ogólnego hałasu.

 

Dla Hiszpanów ważną rolę ogrywa estetyka - zarówno schludny wygląd zewnętrzny osoby, jak również otoczenie związane ze spotkaniem biznesowym jak np. dopracowane i eleganckie wyposażenie sali konferencyjnej.

 

Coraz rzadziej, jednak nadal zdarza się, że hiszpańscy właściciele małych i średnich przedsiębiorstw nie posługują się innym językiem aniżeli rodzimy. Z tego powodu wskazane jest, o ile to możliwe, poprowadzenie rozmowy po hiszpańsku, a tym samym zaadaptowanie się do hiszpańskiego światopoglądu i sposobu postrzegania świata. Tym nie mniej, jeśli nie czujemy się dostatecznie biegli w posługiwaniu się językiem Cervantesa, lepiej skorzystać z asysty tłumacza niż decydować się na rozmowę, która będzie wymagała od nas dużo większego wysiłku niż od partnera.  

 

Podobnie jak np. we Włoszech, w Hiszpanii istnieje duże zróżnicowanie w kulturze pracy w poszczególnych regionach kraju. Warto też podkreślić, że obecnie spotykamy się tu z coraz większym rozłamem kulturowym i edukacyjnym, co doskonale zauważyć można baczniej przyglądając się hiszpańskiemu społeczeństwu. Porównując „stare” i „młode” pokolenie dostrzec można znaczące różnice dotyczące umiejętności, dyscypliny czy pracowitości.

 

POLSKI PUNKT WIDZENIA

Jak sygnalizowaliśmy na początku, Polacy mają tendencje do postrzegania Hiszpanów poprzez pryzmat ich temperamentu i radosnego usposobienia. Skojarzenia z urokiem ich kraju i na ogół pozytywne wspomnienia jakie mamy z podróży do Hiszpanii, od razu sprawiają że obdarzamy Hiszpanów kredytem zaufania i sympatią. Bardzo ułatwia to nawiązanie relacji, warto jednak wystrzegać się zbytniej uprzejmość i uległości (często wynikającej także z naszej staropolskiej gościnności), ponieważ może ona być przez Hiszpanów interpretowana jako słabość.

 

Istotne jest, abyśmy zaprezentowali pewność siebie i poczucie własnej wartości. Niestety nadal zdarza się że zastanawiamy się, czy partnerzy nie patrzą na nas jako na przedstawicieli „goniącej Zachód”, biednej części Europy Wschodniej. To niepotrzebny kompleks. Jeśli Hiszpan pomyśli o czasach komunizmu w Polsce, to raczej w kontekście podziwu, jaki ma dla kraju, który przezwyciężył tak potężny kryzys.

 

Podczas negocjacji i interpretacji umów, hiszpańska strona kojarzyć będzie polskiego partnera biznesowego raczej z typem naszego niemieckiego sąsiada, znanego z sumienności, pracowitości, lecz również mniej elastycznego, czy otwartego podejścia do świata. Hiszpański biznesmen będzie o wiele bardziej wyczulony na zachowanie pozorów. Jako że Hiszpanie zwykle podchodzą do interesów w sposób bardziej emocjonalny niż Polacy, będą oczekiwać od nas większego zaangażowania osobistego i empatii – bądźmy na to przygotowani. Dla Hiszpanów wyzwaniem jest dostosowanie się do bardziej racjonalnego oraz jednotorowego sposobu myślenia Polaków.

 

Dla hiszpańskich przedsiębiorców, utrzymywanie kontaktów biznesowych jest formą pewnego rodzaju przyjaźni, nawet jeżeli ma ona charakter interesowny i powierzchowny. Dlatego sfera osobowa, referencje i zbudowanie zaufania (już od początku biznesowych relacji) zdają się być kluczowymi.

 

Staramy się to osiągnąć poprzez zrelatywizowanie powagi (szczególną rolę odgrywa tutaj poczucie humoru), poprzez poruszenie podczas rozmowy spraw rodzinnych czy osobistych (oczywiście bez zagłębiania się w szczegóły) i poświęcenie czasu drugiej stronie (wspólny lunch czy oprowadzenie po mieście).

 

SPOTKANIE BIZNESOWE

Kluczem do sukcesu jest pozyskanie zaufania hiszpańskiego partnera, poprzez okazanie solidarności w drobnych, mniej istotnych sprawach. Podczas negocjacji należy traktować drugą stronę w sposób osobisty i ciepły, okazując dobre maniery, opanowanie i dyplomację. Należy się wystrzegać urażenia partnera i nie dopuścić do sytuacji, w której hiszpański biznesmen „straci twarz”. Ugodzenie w dumę Hiszpana może znacznie utrudnić rozmowy, a nawet doprowadzić do fiaska negocjacji.

 

Hiszpanie są dobrymi i wytrwałymi negocjatorami. Negocjacje mają na celu obniżenie poziomu wymagań partnera, dlatego warto rozpoczynać rozmowy od wyższego pułapu żądań, aby następnie pomału i z rozwagą ustępować, nie stosując jednak jednorazowo dużych ustępstw, ponieważ to może wydawać się podejrzane. Nasze propozycje powinny być praktyczne, wsparte odpowiednimi wyliczeniami i zaprezentowane w profesjonalny sposób. Należy unikać ogólników i niedopowiedzeń.

 

Dla Hiszpanów często bardziej istotny jest stosunek ceny do jakości produktu niż sama niska cena. Warto zatem dobrze przygotować się do profesjonalnego zaprezentowania produktu i jego korzystnych cech oraz odpowiednio je wyeksponować z dbałością o detale.

 

Pamiętajmy że Hiszpanie to esteci. Zwrócą uwagę zarówno na nasz ubiór i dodatki, jak i na elegancję i wystrój miejsca spotkania. Będą też oczekiwać od nas nienagannych manier. Na marginesie warto poradzić, aby powstrzymać się od narzekania. Nasze negatywne nastawienie do rzeczywistości bywa męczące dla partnera, a także pozostawia po sobie niekorzystne wrażenie.

 

Bardzo istotne jest, aby nie ulec wrażeniu, że po rozmowach biznesowych przebiegających w tak miłej atmosferze możemy polegać na naszych, niemalże przyjacielskich, ustaleniach ustnych. Niezależnie od tego, jak bardzo czujemy się już zaprzyjaźnieni z kontrahentem, pamiętajmy, że w przypadku ewentualnego sporu tylko dobrze skonstruowana umowa uchroni nas przed ewentualną nierzetelnością drugiej strony. Dlatego też, w tym punkcie bądźmy konsekwentni i nieustępliwi – wymagajmy konkretnych dokumentów, nawet jeżeli partner będzie starał się bagatelizować ich znaczenie, powołując się na doskonałą relację i wzajemne zaufanie. Rekomendujemy też zweryfikowanie treści umów przez lokalnego prawnika.

 

W trakcie przygotowań i umawiania terminów spotkań zawsze warto uwzględnić kalendarz hiszpańskich świąt religijnych, a także licznych świąt każdego z regionów. Taka postawa zostanie uznana za przejaw naszego szacunku.

Jeśli chodzi o czas pracy to należy pamiętać, aby nie planować spotkań przed 9 rano (zazwyczaj o 9.00 rozpoczyna się pracę) oraz, że w godzinach 14.00-16:30 obowiązuje tzw. pora obiadowa, która może zostać wykorzystana na spotkania biznesowe podczas lunchu z klientem czy współpracownikiem, ale też może być tym momentem, kiedy nie będziemy w stanie dodzwonić się do nikogo w hiszpańskim biurze. Wieczorami, czas pracy może się wydłużyć do 20.00, a spotkań nieformalnych do 01.00, 02.00 godziny dnia następnego.

 

Przekonać o tym możecie się Państwo już podczas najbliższego TARDE DE SABORES/WIECZORU SMAKÓW, o którym piszemy w dziale aktualności naszej strony. Serdecznie zapraszamy!

 

Zuzanna Gołębiewska, Monika Wasążnik

Polsko – Hiszpańska Izba Gospodarcza